| Neu
- die virtuelle Poststelle der Gemeinde Sonsbeck für
rechtsverbindliche eMails
Die
Nutzung von E-Mail im täglichen Geschäftsleben
wird immer selbstverständlicher. Die Kommunikation
über E-Mail verschafft insbesondere Zeitvorteile
auf Seiten des Versenders und des Empfängers. Mit
der Gemeinde Sonsbeck kann bereits seit Jahren elektronisch
in Kontakt getreten werden. Alle Mitarbeiter der Gemeindeverwaltung
sind über E-Mail direkt erreichbar.
Neu ist ab sofort, dass auch rechtsverbindliche E-Mails
über die zentrale eMail-Adresse vps@sonsbeck.de
an das Rathaus gesandt werden können. Rechtsverbindlichkeit
ergibt sich dann, wenn durch Gesetz die Schriftform mit
eigenhändiger Unterschrift vorgeschrieben ist. Die
geforderte Unterschrift kann durch die sogenannte elektronische
Signatur ersetzt werden. Die bei der Gemeinde Sonsbeck
eingehende elektronische Form entwickelt dabei die gleiche
Rechtswirkung wie die unterschriebene Papierform.
Des Weiteren können die Nachrichten an die Gemeindeverwaltung
zur Sicherung der Vertraulichkeit künftig verschlüsselt
versandt werden. Dadurch ist ausgeschlossen, dass E-Mails
mit schutzwürdigen Inhalten von Unbefugten mitgelesen
oder unbemerkt manipuliert werden. Um die technischen
Neuerungen umsetzen zu können, hat die Gemeinde Sonsbeck
eine Virtuelle Poststelle, kurz: VPS, eingerichtet.
Rahmenbedingungen
zur elektronischen Kommunikation im Verwaltungsverfahren
Nach den verwaltungsrechtlichen Vorschriften (§
3 a Verwaltungsverfahrensgesetz für das Land Nordrhein-Westfalen
- VwVfG NRW) ist die rechtsverbindliche elektronische Kommunikation
im Verwaltungsverfahren möglich, soweit der Empfänger
hierfür einen Zugang eröffnet hat. Gemäß
§ 126a BGB gilt entsprechendes im Privatrecht.
Der elektronische Zugang (die Übermittlung elektronischer
Dokumente) zur Verwaltung der Gemeinde Sonsbeck für
eine rechtsverbindliche elektronische Kommunikation zwischen
Bürgerinnen, Bürgern, juristischen Personen des
privaten und öffentlichen Rechts und der Gemeindeverwaltung
im Sinne des § 3 a VwVfG NRW ist eröffnet.
Rechtsverbindliche Mitteilungen und Dokumente können
über die Virtuelle Poststelle (VPS) der Gemeinde Sonsbeck
elektronisch an die Gemeindeverwaltung gesandt werden. Die
für viele Behördenvorgänge benötigte
eigenhändige Unterschrift wird hierbei durch die "
qualifizierte elektronische Signatur" ersetzt.
Die Gesamtgröße der eingehenden E-Mails ist auf
35 MB begrenzt. Größere E-Mails werden automatisch
abgelehnt.
Zur Sicherung der Vertraulichkeit Ihrer Mitteilungen können
Sie verschlüsselte Nachrichten an uns senden. Folgende
Verschlüsselungsverfahren werden seitens der Gemeinde
Sonsbeck unterstützt.
S/MIME
Für die Verschlüsselung benötigen Sie unseren
sogenannten " Öffentlichen Schlüssel".
Dieser steht am Ende der Seite zum Herunterladen bereit.
Sollten bei der Entschlüsselung Schwierigkeiten auftreten,
so werden Sie seitens der Gemeindeverwaltung über die
damit verbundenen Konsequenzen informiert. Eine durch Rechtsvorschrift
angeordnete Schriftform kann in vielen Fällen durch
die so genannte "elektronische Form" ersetzt werden.
Dies bedeutet, dass ein Dokument mit einer qualifizierten
elektronischen Signatur nach dem Signaturgesetz versehen
sein muss. Die Stadt Moers kann zurzeit Signaturen folgender
Zertifizierungsdiensteanbieter (Trust Center) auf Echtheit
und Gültigkeit prüfen:
S-Trust
DATEV eG
D-Trust
TeleSec
TC TrustCenter
Deutsche Post Com
Wir bitten um Verständnis, dass wir derzeit Signaturen
anderer Anbieter nicht zulassen können. Sofern Sie
andere Signaturen als die vorstehend genannten verwenden,
wird die Schriftform dadurch nicht ersetzt!
Sollten Sie noch nicht die Technik der elektronischen Kommunikation
nutzen können, bitten wir Sie -wie bisher- auf die
papiergebundene Kommunikation zurückzugreifen.
Sollten Sie E-Mails mit Dateianhängen an die Stadtverwaltung
versenden, so beachten Sie bitte, dass die Verwaltung nicht
alle auf dem Markt gängigen Dateiformate und Anwendungen
unterstützen kann.
Folgende Dateiformate können bearbeitet werden:
Adobe Acrobat bis Version 8 (.pdf)
Rich Text Format (.rtf)
Textdateien im Format ASC II (.txt)
Microsoft Word bis Version 2003 (.doc)
Microsoft Excel bis Version 2003 (.xls)
Microsoft Powerpoint bis Version 2003 (.ppt, .pps)
Joint Picture Export Group (.jpg oder .jpeg)
Bilddateien im Tagged Image File Format (.tif)
Weitere Formate sind nur mit ausdrücklicher Zustimmung
der Gemeindeverwaltung zulässig. Verwenden Sie Dateiformate,
die von den vorgenannten abweichen, so kann Ihre Mail nicht
bearbeitet werden. Bitte beachten Sie, dass diese Liste
- soweit erforderlich - laufend aktualisiert wird.
Kann Ihre eMail nicht verarbeitet werden, werden Sie schnellstmöglich
darüber informiert. Dieser Fall kann z. B. durch Computerviren,
allgemeine technische Probleme oder Abweichungen von den
vorstehenden technischen Rahmenbedingungen ausgelöst
werden.
Die vorgenannten Hinweise gelten nur für die Kommunikation
mit der Gemeinde Sonsbeck und gelten nicht für Verweise
auf Angebote von Dritten, wie z. B. anderen Behörden
oder Institutionen.
Sollten Sie Fragen zur Verschlüsselung und elektronischen
Signatur haben, wenden Sie sich bitte an Ludger
van Bebber, Telefon 0 28 38 / 36-111.
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